Tri des archives

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Le problème de la gestion des documents à archiver est composé de plusieurs étapes à respecter.

LE CLASSEMENT

Plusieurs critères déterminent le type de classement des archives.

Ayant débuté généralement d’une façon empirique, le classement des archives d’une entreprise ou d’une organisation est aussi généralement fonction du service ou du département les ayant générées.

Leur répartition peut être:
-Sur base de l’année ou de la période du document. Ce sera surtout le cas des documents comptables, des rapports de réunion, des documents à valeur  » légale »;

-Sur base alphabétique: vieux dossiers clients ,fournisseurs, produits.

-Sur base numérique: revues, documentations, polices d’assurances;

-Sur base organisationnelle: par secteur d’activité, par service, par centre d’intérêt.

-Sur bases de critères personnels suite à décision de l’archiviste et / ou d’un responsable de département.

-Sur base d’autres critères propre au type d’activité

-Enfin, suivant un mélange de ces différents critères.

 QUE GARDER, QUE DETRUIRE !

Il est rare qu’un classement d’archives comporte une date de destruction du document clairement établie dans le classement même. Il n’est donc pas rare de constater que les entreprises et organisations sont engorgées par des archives dont la conservation ne se justifie pas ou plus.

En face du « stock » d’archives mortes ainsi déterminé se pose une autre question cruciale.

Quelles sont les archives qui sont à détruire immédiatement ? Quelles sont celles dont la destruction peut être programmée dans le temps? Quelles sont celles dont la destruction ne sera jamais effectuée car considérées comme patrimoine « historique » de l’entreprise ou de l’organisation, pouvant éventuellement servir de mine de renseignements lors de jubilés ?

En matière d’archives, la décision de conserver est plus faciles à prendre que celle de détruire avec les traditionnels : »on ne sait jamais si !  » Cest pourquoi cette décision doit être réfléchie en collaboration avec les différents intervenants.

LA PLACE , LA PLACE, LA PLACE A UN COÛT !

En matière d’archives, c’est généralement ce qui manque le plus et la masse encombrante des archives mortes empêche généralement un classement rationnel et aéré des archives vivantes.

Ce phénomène génère des « pertes de rentabilité » au m2, des manipulations inutiles, en fait,un coût très souvent prohibitif pour l’entreprise ou l’organisation, coût de garde de « vieux papiers » tant en personnel, qu’en loyer, qu’en sécurité qu’enfin en assurance. Sans oublier que bien souvent, les locaux (ou salles d’archives) ne sont pas prévus à l’origine pour une gestion d’archivage efficace( caves, greniers, réduits, etc.)