Gestarchives : la procédure

1. Contrat

2. Notoriété

3. Entrée des boîtes

4. Nomenclature générale

5. Nomenclature du client

6. Demande pour consultation

1. CONTRAT :

Avant toute prise en charge d’archives en conservation, un contrat est signé entre le client et Gestarchives. Ce contrat fixe toutes les conditions de prix en rapport avec les prestations prévues et le format de contenant prévu.

2. NOTORIETE :

Ce document fixe les différents pouvoirs des intervenants du personnel du client. Qui peut consulter quoi , seul ou accompagné.

3. ENTREE DES BOITES EN CONSERVATION :

Si le client a établi la nomenclature des contenants faisant partie de son versement, celle–ci est transmise (fichier informatique excel) à Fossoul Gestarchives. Cette nomenclature peut-être complète (avec contenu de la boîte) ou simplifiée au maximum (n°  de la boîte uniquement).

IL EST TOUTEFOIS IMPERATIF QUE LE CLIENT AIT NUMEROTE LES CONTENANTS DE 1 A X…. CETTE NUMEROTATION (1 numéro différent pour chaque boîte) DEVRA ETRE POURSUIVIE LORS DES VERSEMENTS SUIVANTS.

Si le client n’a pas établi sa nomenclature, Fossoul Gestarchives y procédera en respectant les critères préalablement définis avec le client.

La nomenclature sera communiquée au client par fichier Excel avec, si désiré, un lien hypertexte faisant apparaître à l’écran la photo du contenu de la boîte repérée sur le tableau.

4. NOMENCLATURE GENERALE DE FOSSOUL GESTARCHIVES

Chaque contenant trouvant place dans nos locaux dans leur ordre d’arrivée, chacun est pourvu d’une étiquette qui reprend ses coordonnées spatiales dans nos locaux. Le numéro figurant sur cette étiquette est appliqué en fichier pour chaque contenant en conservation. Ainsi, en nomenclature générale, tous les contenants des clents Fossoul Gestarchives sont affectés de leur localisation.

5. NOMENCLATURE DU CLIENT : LISTE D’EQUIVALENCE.

Une extraction de la nomenclature générale est envoyée au client après chaque nouveau versement d’archives. C’est ce que Gestarchives appelle la liste d’équivalence qui permet au client de comparer chacun de ses numéros de contenant avec le numéro de localisation conféré par Gestarchives. C’est sur base de ce numéro de localisation que le client fera appel pour le retour du contenant en consultation.

6. DEMANDE DE CONTENANT EN CONSULTATION.

Plusieurs solutions existent lors de la demande de consultation d’un client pour un ou plusieurs contenants.

Consultation dans les locaux de Gestarchives : le contenant est mis à disposition du mandaté par le client et ce dans un bureau de Gestarchives (où ce mandaté est seul : discrétion).
Consultation dans les locaux du client : dans ce cas, soit le client procède à l’enlèvement du contenant à consulter, soit Gestarchives procède à la livraison. Deux tarifs différents sont appliqués en fonction de l’urgence de la mise à disposition en rapport avec la date de réception de l’appel pour consultation. Pour le retour après consultation, celui-ci peut être effectué soit par le client, soit par Gestarchives. Lors de chaque mouvement du contenant pour consultation, un reçu est émis soit en décharge pour Gestarchives (consultation) soit en décharge pour le client (retour après consultation).

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