Gestarchives : archives communales

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ET AUTRES SOUS CLASSIFICATION DECIMALE


Des organismes officiels dont les communes, classent leurs archives par centre d’intérêt dont la liste est reprise dans la classification décimale (aussi appelée CDN).

Merveilleusement pratique pour le suivi de dossier, cette classification par thème pose toutefois un sérieux problème lorsque la conservation des contenants d’archives en salle d’archives se fait en suivant cette classification. Il faut en effet déplacer toutes les boîtes si l’on veut réintercaler des nouvelles boîtes de documents archivés suivant l’ordre de cette classification. Or, l’exigüité générale des salles d’archivage ne permet pas de laisser des espaces vides pour procéder à ce reclassement perpétuel.

Il en résulte que la gestion des archives dans ces conditions cause atermoiements et procrastination avec tout cela que cela comporte de difficultés de recherche, d’armoires de bureau « bouffies » de documents non archivés.

Fossoul Gestarchives prône, dans ce cas, de ne pas intercaler les contenants d’archives dans l’ordre décimal complet mais bien dans le cadre de la tranche d’archivage. Les derniers contenants versés à la salle d’archives faisant parties de la tranche d’archivage.

LA RECHERCHE

Dans ces conditions, cela suppose que chaque dossier contenu dans chaque contenant soit clairement répertorié en tableau excel, que chaque boîte soit pourvue de sa localisation spatiale. Sur base du moteur de receherche d’EXCEL, le contenant est repéré et facilement trouvée dans la salle d’archives.

La classification décimale ou CDN date d’avant l’ère de l’informatique. Fossoul Gestarchives ne fait qu’établir la liaison entre informatique et classification afin de faciliter la gestion des archives.