De la vie d’une archive

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Chaque archive passe par quatre stades tout au long de son existence.

Le critère qui détermine le passage de l’un à l’autre de ces stades est le degré de fréquence de la consultation de l’archive.

LES ARCHIVES VIVANTES :

Sont généralement détenues par les services dans leur environnement de travail direct (classeurs A4 et/ou dossiers suspendus). Il s’agit d’archives de travail à consultation fréquente ou très fréquente ( plusieurs fois par mois).

LES ARCHIVES SEMI-VIVANTES :

Sont celles dont la consultation se fait moins fréquente (exercices antérieurs, investissements terminés, brevets non « activés », projets non réalisés, etc) mais dont la disposition sur le même site que celui qui les a générées reste une priorité (consultation une fois par mois ou par trimestre).

La destination entre ces deux premiers stades est parfois difficile à  faire par manque de critères objectifs ; certains étant d’un tempérament plus « conservateurs » que d’autres. Généralement, ce sont les « us et coutumes » adoptés historiquement dans l’entreprise qui prévalent.

Déjà, pour ces deux stades de vie, la surface au sol occupée par ces archives est importante et oblige à précipiter le passage vers le stade suivant.

LES ARCHIVES MORTES :

Ce sont les archives dont on détermine qu’elles ne seront plus consultées mais qu’il faut conserver (délai de conservation légal) avec l’arrière pensée du « on ne sait jamais si ».

Ces archives mortes portent donc « faussement ce nom ». En effet, par expérience, nous savons que bon nombre de cas obligent à y retourner (projet actuel similaire à un projet réalisé dans le passé, armes à fourbir pour un procès ou un contrôle, audit sur évènements anciens, contrat avec délais de responsabilité très longs, historique de l’entreprise ou de l’organisme, lignées d’anciens collaborateurs pour les anniversaires d’entreprise, etc).

Leur consultation en est toutefois restreinte sur le plan de la périodicité (moins d’une fois par an).

« Consulter une archive morte, c’est un peu la ressusciter ».

LES ARCHIVES DETRUITES :

En dehors des critères « historiques » de consultation exprimés ci-dessus, généralement au bout du délai légal de conservation, les archives sont détruites.

Il convient alors que le résultat de la conservation ne permette pas la reconstitution (même partielle) de l’archive détruite et, qu’en sus, un certificat de destruction soit délivré.De plus, le recyclage du produit de la destruction est un « must » au niveau environnement.