Archives et électronique

Deux  idées germent lorsque l’on associe archives et électronique

-La conservation (et/ou la destruction) des supports informatiques
-La digitalisation des archives papier.

CONSERVATION (ET DESCTRUCTION) DES SUPPORTS INFORMATIQUES.

-Leur conservation s’effectue dans les mêmes conditions que les archives papier
-Leur destruction est opérée à part mais doit respecter les mêmes critères que les archives papier.

LA DIGITALISATION DES ARCHIVES PAPIER.

Nous ne nous étendrons pas dans ces lignes sur ce mariage papier- informatique. En effet, la littérature sur ce sujet est variée et abondante.

Mentionnons cependant les budgets conséquents (en matériel et personnel) que la digitalisation impose aux entreprises en sus de la valeur juridique parfois difficile à cerner.

Fossoul Gestarchives répondra à la demande spécifique de chaque client. Le rôle de conseil est, là aussi, très important après analyse très détaillée du projet. Les besoins de chacun doivent être cernés au plus près afin de déterminer, non seulement les différentes phases du projet et l’infrastructure client indispensable, mais également de strictes contraintes budgétaires.

Doivent être envisagés, entre autres, les points suivants :

-Les formats des documents
-La définition (poids des fichiers) du scanning
-L’indexation des documents et l’arborescence des fichiers

Généralement ce type de projet comporte deux étapes principales :

-Une opération « one shot » de scanning des archives existantes (traitement du passé)
-La préparation et la mise en place du scanning permanent au sein de l’entreprise (traitement du présent et de l’avenir)

La ou les procédures de traitement sont mises au point en collaboration directe entre Gestarchives et l’entreprise cliente.